Un CRM a medida es un sistema de gestión de clientes construido sobre tu forma real de vender y de atender, con tus fases, tus campos y tus reglas. Compensa cuando tu proceso no cabe en HubSpot o Pipedrive sin forzarlo. Si cabe, te recomendaremos la herramienta estándar y te ayudaremos a sacarle partido.
Qué problemas resuelve
Las empresas que nos piden un CRM a medida suelen venir de una de estas situaciones:
- El proceso no es un embudo de ventas. Un despacho o una gestoría trabaja con asuntos que pasan por fases propias, con plazos, documentos y personas distintas en cada paso. Un CRM comercial lo trata todo como «oportunidades» y acabas usando campos personalizados para lo que es el centro de tu negocio.
- Las licencias crecen más que la empresa. Cada persona nueva en el equipo es una licencia más, y las funciones que necesitas están en el plan superior.
- Hay que conectarlo con cosas que nadie más usa. Una centralita, un portal de la Administración, un sistema de videollamadas propio o el programa de facturación de tu sector. Con una herramienta cerrada dependes de que exista una integración.
- La información está repartida. El CRM tiene los contactos, un Excel tiene el seguimiento real y el correo tiene el resto. Nadie se fía del todo de ninguna de las fuentes.
- Datos sensibles fuera de tu control. Para algunos negocios es importante saber exactamente dónde están los datos de sus clientes y quién puede acceder a ellos.
Cuándo es mejor HubSpot, Pipedrive o similares
Un CRM a medida no siempre es la mejor opción. Si sois pocas personas, vuestro proceso de venta es el clásico (contacto, propuesta, cierre) y necesitáis empezar mañana, una herramienta estándar te sale más barata y rápida. HubSpot y Pipedrive están muy pulidos, tienen aplicación móvil y se integran con cientos de servicios. En ese caso, lo que solemos proponer es automatizar los procesos alrededor del CRM que ya tienes.
Cuándo compensa un CRM a medida
Compensa cuando tu proceso es propio de tu sector y te obliga a hacer malabares con la herramienta estándar, cuando el coste de licencias va a seguir subiendo con el equipo, cuando necesitas integraciones que no existen o cuando ya tienes un CRM interno que conviene mejorar en lugar de sustituir. En esos casos, el CRM se convierte en la herramienta central de la empresa y tiene sentido que se ajuste a ella. Lo construimos igual que cualquier software a medida: por fases y con el código en tu poder.
Cómo trabajamos
- Diagnóstico gratuito. Revisamos cómo gestionáis hoy los clientes, qué herramientas usáis y qué os falta. Si la conclusión es que te basta con un CRM estándar, te lo decimos y te orientamos sobre cuál elegir.
- Propuesta con precio cerrado. Definimos las fases del proceso, los tipos de usuario, los permisos, las integraciones y los datos que hay que migrar. Recibes un documento con el alcance, las entregas y el precio cerrado.
- Desarrollo por fases con entregas. Primero la ficha de cliente y el flujo principal, para que el equipo empiece a trabajar con el CRM. Después, módulos como tareas, informes, integraciones o avisos automáticos.
- Entrega y soporte. Migramos tus datos desde Excel o desde el CRM que uses, formamos al equipo y seguimos disponibles para corregir, mejorar y añadir funciones cuando el negocio lo pida.
Un caso real
Un despacho profesional de Madrid tenía un CRM/ERP interno hecho a lo largo de los años. El equipo lo conocía bien, pero arrastraba problemas de seguridad: contraseñas sin la protección adecuada y consultas vulnerables a inyección SQL en cerca de un centenar de archivos. Sustituirlo por un CRM comercial habría supuesto rehacer procesos que ya funcionaban.
Optamos por mejorarlo. Pasamos las contraseñas a un hash seguro con bloqueo tras varios intentos fallidos, corregimos las consultas vulnerables, ordenamos parte de la base de datos y añadimos un módulo de tareas tipo Kanban con subtareas, etiquetas y asignación a personas. El despacho mantiene su herramienta, ahora protegida, y organiza el trabajo dentro de ella.
En una empresa de servicios con equipo comercial y atención telefónica, el CRM es el centro de varias piezas que hemos construido: salas de videollamada con sala de espera estilo Discord que avisan cuando un trabajador está en horario y no está en su sala, con el retraso real; y un sistema que analiza las conversaciones del equipo comercial según su método de venta y envía a cada comercial su feedback automáticamente cada 2 horas. Ninguna de esas funciones viene en un CRM de catálogo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta?
Depende de los módulos, los perfiles de usuario, las integraciones y los datos que haya que migrar. Ten en cuenta que aquí no pagas licencias por usuario. Tras el diagnóstico gratuito recibes una propuesta con precio cerrado por fases.
¿Podéis migrar mis datos desde HubSpot, Pipedrive o Excel?
Sí. Exportamos los contactos, empresas, oportunidades e historial que permita la herramienta de origen y los adaptamos a la estructura del nuevo CRM. Antes de cambiar, revisas los datos migrados.
¿Cuánto se tarda?
Depende del alcance. La primera fase, con la ficha de cliente y el flujo principal, está pensada para que el equipo empiece a usarla pronto. El resto de módulos se van sumando según el calendario de la propuesta.
¿Puedo conectarlo con mi correo, mi calendario o mi facturación?
Sí, es una de las razones principales para hacerlo a medida. Google Workspace, programas de facturación, telefonía, WhatsApp o portales externos: lo vemos en el diagnóstico y lo incluimos en la propuesta.
¿Qué pasa con los datos y el RGPD?
Los datos se alojan en el servidor que elijas y son tuyos. Definimos permisos por perfil para que cada persona vea solo lo que le toca, y aplicamos contraseñas cifradas, registro de accesos y copias de seguridad.
¿Trabajáis solo en Madrid?
No. Estamos en Madrid, pero trabajamos en remoto con empresas de toda España y nos adaptamos a reuniones por videollamada.